תקציב, מילת מפתח בשיח השוטף, תקציב הוא תוכנית כלכלית לתקופה מוגדרת (בדרך כלל שנה).
התקציב מזהה משאבים פיננסיים ומשייך אותם למוצרים, לשירותים, למחלקות או לחטיבות בארגון.
התקציבים הם גם כלים לשיוך כספים להשגת היעדים של הארגון.
התקציב הוא תוכנית כלכלית המציגה פעולות עתידיות מתוכננות ואת רמות המימון הנדרשות לביצוען. תקציבים יעילים כוללים אמצעים, שבעזרתם יכולה ההנהלה לקבוע אם בוצעו התוכניות המתוכננות.
שני מרכיבים משותפים לכל התקציבים. ראשית שורת מטרות ספציפיות המתייחסות לפעולות עתידיות. ושנית נערכת תחזית לתקופה מוגדרת כדי להשוות בין התוצאות בפועל לבין היעדים שנקבעו. השוואה זו מייצגת את השליטה בפעילות התקציבית, שנעשית בעזרת פיתוח ושימוש בדוחות ביצוע התקציב.
אחת המטלות העיקריות של מנהל היא לבחון את נתוני העלות הנוכחיים והצפויים של הספק ולהעריך אותם.
א. שליטה בהוצאות. אחד התפקידים העיקריים של התקציב הוא לספק שליטה בהוצאות תוך שיוך המשאבים הפיננסיים.
ב. אישור תקציב מראש. בארגונים מסוימים האישור לתקציב הוא אישור מראש להוצאת כספים לפרויקטים, למוצרים, לשירותים או להוצאות אחרות.
ג. בדיקת הוצאות. בהוצאת כספים יש להשוות את ההוצאות בפועל להוצאות המתוכנות, כפי שהן מופיעות בתקציב.
התקציב מזהה משאבים פיננסיים ומשייך אותם למוצרים, לשירותים, למחלקות או לחטיבות בארגון
התחומים עיקריים הקשורים לבקרה תקציבית בחברה:
מלאי – תקציב חומרים נועד בעיקר לזהות את הכמויות ואת העלות של החומרים הנחוצים לייצור מספר היחידות של המוצר המוגמר כפי שנקבע מראש, או כדי לספק שירותים.
הכנת תקציב נכון נותן בידי החברה כלי לפעולות הבאות:
תכנון לוח זמנים המבטיח אספקת חומרים בזמן שהם נחוצים. רמות מלאי מקסימאליות ומינימאליות
שכר – תחום זה אמנם כולל את העלות הישירה של כוח האדם במחלקת הרכש, אך גם מענקים, כמו מענק פרישה, מענק הבראה ופיצויים.
נסיעות – תקציב להוצאות הכרוכות בביקורים אצל ספקים קיימים וספקים פוטנציאליים.
עלויות מבנה או אנרגיה. שכירות, מיסים ועוד.
תקשורת – לסוגיה מיחשוב לאחר הכשרה. מימון פעילויות הדרכה והכשרה.
אז איך עושים את זה, איך בונים תקציב?
- בחינת יעדים ומטרות – השלב הראשון בתהליך התקציב הוא בחינה של היעדים והמטרות הארגוניים. לשלב זה חשיבות מרבית, מפני שעל התקציב לשקף במושגים פיננסיים את האופן שבו יושגו אותם יעדים ומטרות
- הגדרת המשאבים הנדרשים (כוח אדם, ציוד, ריהוט, הכשרה) – בשלב זה מוגדרים המשאבים הנדרשים לתהליך התקצוב. את ההערכות האלו מספקת בדר"כ מחלקת הכספים
- הערכת עלות כספית של משאבים – יש להעריך במדויק את העלות הכספית של המשאבים הנדרשים, כדי לתכנן תקציב מדויק. הדרך הטובה ביותר לכך היא ניתוח ביצועים בפועל של הוצאות השנה הקודמת. המידע המתקבל יכול לשמש להערכת המשאבים שיידרשו לשנה התקציבית החדשה.
- פיתוח עלות סטנדרטית לחומרים נרכשים – עלויות אלו הן מטרות הרכש לתקופה הבאה
סוגי התקציבים השונים:
א. תקציב אפס. תהליך תקצוב שאינו משתמש בניסיון העבר לקביעת צורכי העתיד. כל צורכי התקציב מנומקים באופן מפורט, ונבחנים כדרישות חדשות, בניגוד להמשכיות של תוכניות קיימות.
ב. תקציב מבוסס תזרים מזומנים. שיטה הקושרת בין ההוצאות לדרישות המזומנים לתקופה התקציבית הנידונה. כלומר, המזומנים זמינים כאשר ההוצאות נדרשות.
ג. תקציב לשורה. שיטה הנועדה להקצאת תקציבים להוצאות בדידות בתקופה התקציבית, שאינן קשורות בתוכניות רחבות או ביעדים כלשהם. הוצאות שיתוקצבו בצורה זו הן משכורות, הספקת ציוד משרדי, נסיעות, ציוד, הוצאות טלפון ודואר, וכל קטגוריה כוללת פירוט נוסף על ההוצאות עצמן.
ד. תקציב פרויקטלי. תקציב לתוכנית. תקציב זה כולל מדדים פרודוקטיביים וניתוח של עלות-רווח, ויתרונו הוא במתן אפשרות להנהלה לקבל החלטות על הצורך בתוכנית מסוימת.
ה. תקציב השקעה. משמש לתקצוב נכסים ארוכי טווח כמו בניינים וציוד, המשמשים לתפעול הארגון. המטרה העיקרית בתקציב זה היא הבעת כוונות לתכנון העתידי בהשקעה בתשתיות ובציוד לארגון.
ו. תקציב גמיש. תקציבים אלו משתנים כתלות בתנאים המשתנים, כמו עלייה או ירידה בתפוקת הייצור. התקציב הגמיש ידוע גם כתקציב משתנה, הכולל מספר תקציבים שנקבעו לתנאים משתנים.
הכנת תקציב, מעקב ובקרה שוטפת, הינו הבסיס להתנהלות כל גוף עסקי, פרטי או ציבורי כאחד.
עבודה בהתאם לתקציב מאושר וסעיפים ידועים תשאיר את הארגון רלוונטי ועם יכולת אמיתית לשרוד ולקבל החלטות נכונות.
המאמר נכתב ע"י:
גיל צפוני הינו מומחה ביעוץ תפעולי וחברות ועסקים, מנכ"ל ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה בישראל (עמותה ציבורית), מנכ"ל ובעלים של חברת מיקוד לעסק
