ניהול חוזים

בסופו של דבר, ומה שיקבע צל"ש או טר"ש , הינו תכנון החוזה וההסכם אל מול הספק.
מה שלא רשום לא קיים. אם כבר נכנסתם לנושא החוזה/ הסכם  אזי יש לוודא שהכל ברור אל מול שני הצדדים.

המטרות בניהול חוזים

כעיקרון, ניהול חוזים הוא התהליך שמבטיח שחוזה מבוצע לפי סטנדרט שעומד במטרות ובציפיות שעליהם הוסכם בין הספק לרוכש.

ניהול חוזה יעיל לא מתחיל מהענקת החוזה – התהליך מתחיל מזיהוי הדרישות עד להשלמת החוזה.

הדרך הגרועה ביותר ל 'ניהול' חוזה הוא פשוט לעזוב אותו כדי שייקח את מסלולו. אם החוזה נעזב כדי שהוא יוכל לרוץ במסלול שלו ללא ניהול יעיל, דברים עלולים להשתבש, עליכם לשלוט במפלצת ולוודא כי היא לא בורחת לשלום מקום שלא תכננתם.

במונחים של המטרות שלנו בניהול חוזים, ישנן שלוש דרישות עיקריות עבור כל חוזה, אם הוא לרכישה של מוצר או שירות והם להשיג את האיכות הנכונה, בתזמון הנכון והכל בעלות הסופית הנכונה.

שימו לב, לא דיברתי עד לרגע זה על המחיר הנמוך או הזול ביותר, אלה על המחיר הנכון ביותר בהתאם לדרישות הארגון.

לעיתים יש החלפה בין שלושת מטרות אלו. לחץ פנימי בארגון רכש יכול להשתמע כדגש חזק יותר על אחת מהמטרות על חשבון מטרה אחרת. לדוגמה, אם הארגון חווה בעיות כספיות אשר מפעילות לחץ על תקציבים כספיים, כך שדרישה מרכזית תהיה להפחית עלויות על חשבון איכות וזמן.

באופן שונה, יתכן והעבודה דרושה באופן דחוף, וכך יש מאמץ לסיים את העבודה, כאשר העלות לא מהווה מרכז בסדר העדיפויות.

מטרות ניהול חוזים

עלות
תזמון
איכות

ניהול חוזים שם סדר עדיפויות גבוה בהשגת ערך לכסף.
מאזן עלויות, סיכון, משלוח ואיכות. מסמכי החוזה דורשים מהספקים לציין עבור כל חוזה את הדרישות הברורות של הרוכש.

ניהול חוזים יעיל עוזר להבטיח את הערך לכסף ע"י:

רישום ושליטה על העלות של המוצר או השירות שנקנה.
הבטחת משלוח בזמן.
הבטחה שהסיכונים מזוהים במלואם.
הבטחת האיכות של המוצר או השירות שנקנה.

היתרונות המרכזיים של ניהול חוזים יעיל מצוינים בתרשים בהמשך. ניתן לראות שניהול חוזים יעיל יכול למנוע מבעיות מלהתרחש. זה דורש מאמץ עוד מלפני הקמת החוזה וכן שליטה מרגע צאת החוזה לדרכו.

התועלות של ניהול חוזים

• שליטה משופרת בביצוע ההתחייבויות החוזיות של כל צד.
• ערך טוב יותר לכסף באמצעות שליטה משופרת על עלויות ואיכות.
• חיזוי טוב יותר של סיכונים (מה שיכול להשתבש בביצוע החוזה).
• ניהול טוב יותר של נושאים משפטיים ומסחריים.

כאשר נבחר ספק, עלינו להבטיח שאנו יכולים לקבל את המוצר או השירות הנדרש בזמן. זה יכול להיות קשה להשגה מפני שלעיתים, יכולות להתעורר בעיות.

ניהול קשרי ספקים

לקשרים עם הספק יש השפעה גדולה על התוצאות שיושגו בפועל.
דרושה עבודת צוות עם הספק כדי להשיג תוצאות דרושות.
יש לשתף פעולה עם הספק, ויש לפתור את הבעיות שלרוב יכולות להתעורר בחוזים.
תקשורת בין הארגונים המעורבים חשובה.

זיהוי וניהול סיכונים בחוזים

רמת הסיכון הקשורה לכל חוזה בפני עצמו תלויה במספר גורמים.
אלו יכולים להיות בחירת הספק והסיכון הפוטנציאלי לארגון במונחים של:

• עלות
• איכות
• תזמון
• סבירות בנסיבות כישלון החוזה והשפעות הכישלון

ישנם ארבעה חלקים של הערכת סיכונים:

• זיהוי בעיות שעלולות להתעורר וסיבות אפשריות לכך.
• שקילת ההסתברות להתעוררותם.
• הערכת השפעתם על תפעול הארגון הרוכש.
• תכנון אסטרטגיות לצמצום או לסילוק ההסתברות לסיכון או הקטנת השפעת הסיכון.

אסטרטגיה שתעזור לסילוק סיכונים אלו יכולה להיעשות רק אם מזהים קודם את הסיכונים.
ע"י פיתוח אסטרטגיה, הרוכש יהיה מעורב בהכנת תוכנית פעולה כדי לנסות ולמנוע מהסיכונים שזוהו מלהתרחש.

רמת הסיכון המתקבלת תשתנה מחוזה לחוזה. באופן כללי, אם הארגון מעוניין שכל הסיכונים יהיו אצל הספק, המחיר יעלה מפני שעלויות הביטוח של הספק יעלו גם כן, וכך הרווח השולי הכלול במחיר לכיסוי סיכונים אלו.
וההפך, המחיר צריך להיות נמוך יותר אם הארגון בוחר לחלוק את הסיכון או לקחת אחריות לכל.

בטחונות

השיטה המקובלת בארץ להבטיח את עמידתו של הספק בהתחייבויותיו היא לחייבו להמציא בטחונות  אשר יועמדו לפדיון במקרה של אי עמידה בהתחייבות החוזית. 

ככל שרבים וגדלים הסיכונים להשתבשות התחייבויות הספק וככל שגדולה חשיבות המוצר או השרות שנרכש כן גדל הצורך בבטוחות ובהתאם גם בערכם. 

את סוג הבטוחות וערכם הכספי צריך לסכם בעת ניהול המשא ומתן עם הספק ולקבוע אותם בטרם נחתם החוזה. בהתאמה צריך לעגן את הביטחונות המסוכמים בסעיפי החוזה.

מקובלים במסחר כמה סוגי בטוחות עיקריים:מקובלים במסחר כמה סוגי בטוחות עיקריים:
המחאות,  שטרות חוב, ערבות בנקאית, מכתב אשראי לערבות –  Stand by L/C , ערבות ביטוח – Surety  Bond  ועוד.

ערכה הכספי של הערבות הבנקאית או ערבות ביטוח בדרך כלל תהיה צמודה למדד, או לשער מטבע חוץ, על פי מכשיר ההצמדה העיקרי המופיע בחוזה  אשר לגביו ניתנה הערבות.

התמודדות עם כשלון ספק וישוב סכסוכים

לכל דרישה למוצרים או שירותים צריכים להיות תאריכים מתוכננים להשלמה. אז מהם ההשלכות כאשר ספק לא מצליח להשלים חוזה שבו הוסכם על תאריכי השלמה? אם נניח שהעיכוב נגרם ע"י הספק, אז התשובה צריכה להימצא בתנאים המתחייבים והמפורשים אשר מפורטים בסעיפי החוזה.

מאפיין נפוץ בניהול חוזים הוא סבירות התעוררות מחלוקות בין הרוכש לספק. אולם, רוב הטענות והמחלוקות ניתנות לישוב ע"י משא ומתן חברותי המוביל להסכם.

הכלל החשוב ביותר הינו כלל היחסים האישיים, מעבר לכל המילים והמונחים עומדים אנשים אשר רוצים כמוך להצליח.
ולכן התוצאה היחידה היא הצלחה בצד שלך והצלחה בצד האחר, כל פתרון אחר לא יחזיק מים לאורך זמן.

המאמר נכתב ע"י:

גיל צפוני הינו מומחה ביעוץ תפעולי וחברות ועסקים, מנכ"ל ארגון מנהלי רכש ולוגיסטיקה בישראל (עמותה ציבורית), מנכ"ל ובעלים של חברת מיקוד לעסק